UNIBA 2025: Bukti Kematangan SPMI, Fokus Perbaikan Minor Melalui RTM
Surakarta, 30 Oktober 2025 – Universitas Islam Batik Surakarta (UNIBA) telah merampungkan pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) Tahun 2025 sebagai instrumen vital dalam siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) institusi. AMI yang dilaksanakan secara intensif pada 16 September hingga 30 September 2025 ini bertujuan memverifikasi kesesuaian pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan standar dan prosedur yang telah ditetapkan UNIBA.
Hasil Audit Mutu Internal UNIBA 2025 menunjukkan status implementasi SPMI yang positif, ditandai dengan dominasi Temuan Minor (Minor Finding) sebagai temuan yang paling dominan. Temuan minor ini diinterpretasikan sebagai sinyal bahwa UNIBA telah mencapai tingkat kematangan Aplikasi dan Konsolidasi.
AMI 2025 melibatkan 5 Dosen Auditor Tersertifikasi dan mencakup 15 Unit Kerja (4 Fakultas, 10 Program Studi, dan 1 Unit Pendukung). Durasi audit yang padat (15 unit dalam 15 hari) menekankan efisiensi tinggi tim auditor.
Empat Kluster Utama Temuan Minor
Temuan minor yang teridentifikasi dikelompokkan ke dalam empat kluster standar mutu, yang menjadi fokus perbaikan segera:
- Kluster Tata Kelola dan Dokumentasi (A): Inkonsistensi implementasi SOP, khususnya pada proses pengarsipan dan pelaporan internal rutin, yang akar masalahnya terdeteksi dari kurangnya koordinasi antara manajer mutu.
- Kluster Sumber Daya Manusia (SDM) (B): Ketidaklengkapan bukti fisik Beban Kerja Dosen (BKD) dan dokumentasi kegiatan pengembangan diri.
- Kluster Proses Akademik (C): Deviasi minor seperti penggunaan template Rencana Pembelajaran Semester (RPS) yang tidak seragam dan perubahan jadwal perkuliahan tanpa dokumentasi persetujuan formal.
- Kluster Layanan dan Sarana (D): Terkait dengan Unit Layanan Akademik Sentral (ULAS), ditemukan waktu respons layanan yang melebihi batas waktu standar, dan prosedur layanan di media publikasi yang belum diperbarui.
Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) Sebagai Tindak Lanjut Wajib
Mengingat adanya temuan minor, Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) diamanatkan sebagai forum wajib untuk merumuskan kebijakan dan strategi perbaikan. RTM dijadwalkan pada 30 Oktober 2025.
Agenda Kritis RTM:
- Pembahasan Hasil/Temuan AMI: Presentasi resmi dan pengesahan analisis Temuan Minor.
- Kinerja Proses: Tinjauan mendalam terhadap kinerja layanan (misalnya efisiensi ULAS) dan kinerja dosen (misalnya masalah BKD).
- Perubahan Sistem Manajemen Mutu: Diskusi dan keputusan mengenai peningkatan sistem mutu atau revisi SOP yang rentan terhadap temuan minor.
Rekomendasi Aksi Korektif dan Preventif (CAPA) Prioritas:
RTM dituntut untuk menghasilkan Rencana Aksi Korektif dan Preventif (CAPA) yang SMART. Aksi prioritas yang direkomendasikan antara lain:
- Pencegahan Inkonsistensi Dokumentasi: Pelaksanaan pelatihan kepatuhan wajib dan refreshment SOP kepada staf administrasi.
- Efisiensi BKD: Integrasi atau digitalisasi sistem pelaporan BKD untuk meminimalisasi paperwork.
- Perbaikan Layanan ULAS: Revitalisasi Standar Layanan (SLA) dan implementasi sistem pengukuran kinerja elektronik.
Keputusan kritis RTM harus mencakup Pengesahan Temuan, Alokasi Sumber Daya untuk melaksanakan CAPA (terutama digitalisasi sistem), dan Peninjauan/Revisi dokumen SPMI.
UNIBA berkomitmen bahwa tindak lanjut yang cepat dan sistemik melalui RTM adalah kunci untuk mencegah eskalasi temuan minor menjadi masalah kualitas signifikan, sekaligus memastikan institusi siap menghadapi penilaian mutu eksternal (SPME) di masa mendatang.
